Phần mềm quản lý đặt phòng họp và những lợi ích cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có tầm nhìn dài hạn thì việc đầu tư một phần mềm quản lý phòng họp là hoàn toàn thiết thực. Khi doanh nghiệp tăng trưởng đến một quy mô nhất định, việc điều phối không gian họp là vô cùng cần thiết. Việc áp dụng các phần mềm quản lý phòng họp liệu có hiệu quả và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? Những ứng dụng công nghệ này liệu có thật sự giải quyết được bài toán quản lý phòng họp đặc biệt là đối với các doanh nghiệp cho thuê không gian họp?

Hiện nay, không khó để thấy các doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong việc quản lý cơ sở vật chất tại các phòng họp. Nhất là tại các doanh nghiệp sở hữu một số lượng lớn các phòng họp chức năng với nhiều nhân viên. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lại bỏ qua việc ứng dụng công nghệ vào quản lý hoặc vẫn gắn bó với các phương thức truyền thống để vận hành cở sở vật chất và phòng họp chức năng.

Phần mềm quản lý phòng họp có thật sự cần thiết?

Đối với các doanh nghiệp có tầm nhìn dài hạn thì việc đầu tư một phần mềm quản lý phòng họp là hoàn toàn thiết thực. Khi doanh nghiệp tăng trưởng đến một quy mô nhất định, việc điều phối không gian họp là vô cùng cần thiết. Khối lượng công việc tăng tỉ lệ thuận với số lượng nhân sự dẫn tới nhu cầu sử dụng phòng họp cũng theo đó mà tăng. Nhằm tránh sự chồng chéo, hỗn loạn trong sử dụng, điều phối phòng họp cần một ứng dụng quản lý hiệu quả.

Việc quản lý phòng họp bằng file Excel, bảng biểu chỉ phù hợp khi doanh nghiệp còn ở quy mô nhỏ. Hơn nữa, phương thức quản lý truyền thống này còn tiêu tốn nhân lực của doanh nghiệp. Trong khi đó, sử dụng phần mềm vừa mang lại hiệu quả cao, vừa tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Lợi ích quản lý phòng hợp qua Cloud với neoHome

Ích lợi của phần mềm quản lý phòng họp

Nếu những lý do trên vẫn chưa thuyết phục được bạn, thì hãy tìm hiểu tiếp những lợi ích bên dưới mà phần mềm quản lý phòng họp sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn

Quản lý lịch họp thông minh

Các thông tin quan trọng liên quan đến lịch họp như người đặt lịch, người tham gia, ngày họp, và các yêu cầu cụ thể khác đều được lưu trữ một cách đầy đủ. Mọi nhân viên đều có thể truy cập vào tính năng đặt lịch để xem lịch họp của các phòng ban khác trong công ty. Việc theo dõi được lịch họp giúp cho nhân viên đặt lịch thấy được thời gian trống để đặt phòng họp. Qua đó mỗi phòng ban có thể chủ động điều phối được việc đặt phòng họp mà không chồng chéo lên lịch của bộ phận khác.

Thông tin của các loại phòng họp cũng sẽ được hiển thị chi tiết trên phần mềm. Theo đó, nhân viên đặt lịch có thể thoải mái lựa chọn quy mô phòng họp và các cơ sở vật chất đi kèm để phù hợp với tính chất cuộc họp sắp diễn ra. Tiết kiệm được một lượng lớn nguồn lực của doanh nghiệp. Chức năng tạo lịch họp định kì hằng tuần, hàng tháng giúp người đặt lịch tiết kiệm được thời gian

Tự động thông báo nhắc nhở lịch họp

Một tính năng nổi bật nữa của phần mềm quản lý phòng họp là những người tham gia cuộc họp sẽ nhận được thông báo. Người đặt lịch họp có thể đăng tải lên hệ thống các tài liệu cần thiết cho cuộc họp và thông tin của người tham gia cuộc họp. Dựa trên những thông tin đó, ứng dụng sẽ gửi thông báo qua điện thoại nhắc nhở lịch họp. Ứng dụng sẽ tự động gửi thông báo ngay khi cuộc họp được tạo để nhân viên có liên quan truy cập và xem nội dung buổi họp. Trước khi cuộc họp diễn ra, hệ thống sẽ tiếp tục gởi thông báo tự động để đảm bảo các thành viên tham gia cuộc họp không bị nhỡ hay quên lịch.

Ngoài ra, việc đặt các không gian khác tại doanh nghiệp như văn phòng, khu thể thao, phòng giải trí, sinh hoạt chung đều có thể áp dụng tương tự.Áp dụng các phần một quản lý là một chiến lược thông minh giúp tiết kiệm được cả nhân và vật lực. Smartos là một ứng dụng quản lý phòng họp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Để tìm hiểu thêm về nền tảng đặt phòng trực tuyến của